Workshop Verifikasi Input Data Lentera, Kamis (10/11) mengundang seluruh enumerator, tim verifikator dari DKAUI dan tim teknis dari DSSDI. Acara dibuka oleh Dra. Sri Widati selaku Kepala Subdirektorat Kerja Sama Dalam Negeri. Beliau menekankan bahwa data yang diinputkan ke Lentera harus data yang sesuai dengan ketentuan sehingga data yang diperoleh merupakan data yang valid. Data ini selanjutnya akan mudah diolah, dianalisis dan dilaporkan menjadi data yang reliable. Ketidaktepatan pengisian data akan menyesatkan pengguna data dan berimbas pada proses akuntabilitas DKAUI. Auditor internal maupun eksternal juga memantau apakah DKAUI telah menjalankan tugas pokok dan fungsinya dalam memonitoring dan mengevalusi ketepatan unit dalam
Acara dilanjutkan oleh paparan dari Rya Mardikawati selaku Kepala Seksi Pengelolaan dan Administrasi Kerja Sama. Tentang bagaimana proses verifikasi berlangsung ini akan dilaksanakan. Tim verifikasi telah mereview semua hasil inputan enumerator. Tidak semua enumerator sudah menginput data dengan benar. Masih banyak kesalahan input yang dilakukan oleh enumerator. Tim verifikator langsung berinteraksi dengan unit-unit yang berada dalam supervisinya untuk ditunjukkan kesalahan yang dilakukan masing-masing enumerator pada saat input data dan bagaimana seharusnya. Enumerator juga harus memperbaiki hasil inputan pada saat itu juga. Sehingga kesalahan input tidak akan terulang kembali begitu paparan dari Kasi Pengelolaan dan Administrasi Kerja Sama.
Acara dilanjutkan dengan verifikasi data. Para enumerator yang telah dibagi didampingi oleh verifikator langsung menelaah satu persatu hasil inputan enumerator secara bergiliran. Tiap verifikator mendampingi sekitar 5-6 enumerator dengan data sekitar 60 inputan. Verifikator menyampaikan hasil temuan kesalahan tiap data yang telah diinput oleh enumerator. Mengarahkan para enumerator untuk membetulkannya, sama seperti yang telah disampaikan di paparan awal. Beberapa enumerator memberikan argumen bahwa untuk naskah yang proses tanda tangan di pihak mitra kadang tidak kembali sehingga mereka meng-upload file kerja sama seadanya.
Kasus yang lain enumerator tidak mengetahui bahwa seharusnya sebelum menginput data kerja sama berupa PKS (Perjanjian Kerja Sama), enumerator harus mencari MoU-nya dulu apakah sudah ada atau belum, sehingga data MoU dan PKS dapat menjadi kesatuan data sehingga mudah dilihat lewat bahwa MoU tersebut yang ada merupakan MoU yang aktif/pasif. Selain itu, verifikator juga mengingatkan enumerator untuk mengisi data PIC dari UGM dan PIC dari mitra.
Dari 80 enumerator unit kerja, terdapat 26 enumerator unit kerja yang per 28 Oktober 2016 belum menginput data kerja sama di Lentera. Ke-26 enumerator tersebut, berdiskusi langsung dengan Dra. Sri Widati untuk menggali alasan dan kesulitan apa saja yang dialami oleh para enumerator sehingga belum menginput di Lentera. Alasannya sangat bermacam-macam ada yang memang karena tidak ada kerja sama ada yang belum menginput karena alasan kesibukan karena menjadi enumerator adalah tugas sampingan sehingga enumerator harus memprioritaskan tugas utama mereka.
Acara selanjutnya disampaikan oleh Arif Riyadi programer Lentera fitur baru untuk menampung segala kegiatan yang merupakan tindak lanjut dari kerja sama yaitu menu “Hasil”. Sebagai penutup disampaikan oleh Rya Mardikawati beberapa kesalahan umum yang dilakukan oleh sebagian besar enumerator dalam menginput data yaitu:
- Langsung input MoU baru padahal bisa saja MoU perpanjangan
- Langsung input data PKS, tanpa mencari dulu MoU yang menjadi dokumen induk
- Penulisan Judul Dokumen tidak lengkap sesuai naskah asli
- Upload dokumen yang belum selesai proses TTD
- Lupa untuk menuliskan kapan berakhirnya tanggal kerja sama;
- Belum melengkapi data PIC dari UGM dan PIC dari mitra;
- Klik mitra, hati-hati ada yang double, hanya tripartit/konsorsium yang mitranya lebih dari satu
- Dokumen lain dihilangkan menjadi SPK/Kontrak